Utiliser la page de gestion de groupe

Accessible uniquement aux gestionnaires de groupe, la page de gestion de groupe est l'endroit où ils peuvent commencer à gérer leurs groupes sur le front-end - avec ou sans assistance administrative dans le back-end.

La page de gestion de groupe comporte de nombreuses fonctionnalités pour faciliter la gestion des groupes pour les gestionnaires de groupe. Nous allons donc partager de nombreuses informations qui sont tout aussi importantes pour les chefs de groupe que pour les administrateurs.

Lorsque vous vous connectez et accédez à la page de gestion des groupes , la première chose que vous voyez est le nom du groupe ou une liste déroulante de tous les groupes que vous gérez.

Sur la page de gestion des groupes, sous l'en-tête du groupe et la liste déroulante, vous verrez un indicateur des places restantes et du nombre total de places pour le groupe que vous avez actuellement sélectionné, ainsi qu'une liste de liens vers les cours associés à ce groupe. Au fur et à mesure que les groupes changent au fil du temps (des places sont ajoutées, des cours sont ajoutés aux groupes, etc.), ces informations seront mises à jour.

La section suivante de la page est la liste des utilisateurs inscrits qui contient deux menus pour les principales fonctions de gestion qui sont disponibles pour les chefs de groupe sur le front-end. La liste des utilisateurs inscrits est la liste actuelle des utilisateurs de votre groupe, leurs adresses e-mail, leur statut et leur clé d'inscription (plus d'informations sur les clés et le statut de l'utilisateur ci-dessous).Si l'option Autoriser les chefs de groupe à modifier les utilisateurs est cochée, les chefs de groupe peuvent cliquer sur le nom d'un utilisateur pour afficher la boîte de dialogue Modifier l'utilisateur :Si l'option Autoriser les chefs de groupe à modifier les utilisateurs est cochée, les chefs de groupe peuvent cliquer sur le nom d'un utilisateur pour afficher la boîte de dialogue Modifier l'utilisateur :

Si l'option "Autoriser les chefs de groupe à modifier les utilisateurs" est cochée, les gestionnairesde groupe peuvent cliquer sur le nom d'un utilisateur pour afficher la boîte de dialogue "Modifier l'utilisateur" :

La possibilité de changer le nom d'utilisateur d'un utilisateur peut être activée en cochant Autoriser les chefs de groupe à changer de nom d'utilisateur dans Uncanny Groups > Paramètres .

Lorsque vous cliquez sur le menu Utilisateurs, vous pouvez choisir entre l'ajout d'un utilisateur ou l'ajout de plusieurs utilisateurs. Si vous sélectionnez Ajouter un, un formulaire apparaît avec deux options :

1. Ajouter et inviter un utilisateur : saisissez le prénom, le nom et l'adresse e-mail de l'utilisateur pour l'ajouter à un groupe. Une fois que vous avez cliqué sur le bouton Ajouter un utilisateur, un e-mail est envoyé à l'utilisateur en fonction des paramètres d'e-mail configurés (Email settings). L'utilisateur est ajouté à la liste des utilisateurs du groupe et occupe un siège dans votre groupe, et son statut est défini sur Non démarré . Si vous ajoutez un utilisateur qui existe déjà sur le site, le système attribuera automatiquement une clé, l'ajoutera au groupe et enverra l' e-mail "Ajouter et inviter (utilisateur existant)". Ils occupent alors un siège dans le groupe comme un nouvel utilisateur.
2. Envoyer la clé d'inscription : saisissez le prénom, le nom et l'adresse e-mail de l'utilisateur pour lui envoyer l'e-mail "Envoyer la clé d'inscription". Une fois que cet utilisateur s'est enregistré et a utilisé cette clé, il prend place dans le groupe, est inscrit dans le groupe et peut commencer les cours du groupe.

La définition d'un mot de passe ici permet aux utilisateurs sans adresse e-mail valide d'être créés. Utilisez simplement une adresse e-mail et un mot de passe choisi par vos soins et ces informations de compte peuvent être fournies à un utilisateur pour se connecter.

Pour supprimer des utilisateurs d'un groupe, sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez supprimer de la liste des utilisateurs inscrits et un bouton Supprimer les utilisateurs apparaîtra. Cliquez sur le bouton Supprimer les utilisateurs . Vous serez invité à confirmer votre action.

Selon les options définies dans les paramètres, vous ne pourrez peut-être supprimer des membres du groupe qu'avant qu'ils ne se soient inscrits et n'aient commencé leurs cours. Une fois qu'un apprenant a commencé à suivre les cours disponibles dans le groupe, ou s'il a terminé tous les cours et que son statut est défini sur Terminé, il peut ne plus être possible de le supprimer du groupe.

Pour générer des e-mails de réinitialisation de mot de passe WordPress pour les utilisateurs qui ont peut-être oublié leur mot de passe, sélectionnez le ou les utilisateurs dans la liste et un bouton Envoyer la réinitialisation du mot de passe apparaîtra. Cliquez sur Envoyer la réinitialisation du mot de passe et l'utilisateur recevra par e-mail un lien pour réinitialiser son mot de passe.

Les utilisateurs peuvent être ajoutés en bloc en cliquant sur Utilisateurs > Ajouter plusieurs ou en cliquant sur Utilisateurs > Télécharger des utilisateurs et en téléchargeant un fichier CSV.

Le formulaire "Télécharger des utilisateurs" a des options similaires à celles décrites ci-dessus, avec une différence majeure. Lors du téléchargement d'un fichier CSV, vous pouvez choisir de ne pas envoyer d'e-mail à la liste des utilisateurs que vous téléchargez. Vous pouvez effectuer cette opération si vous envisagez de distribuer les clés d'inscription à vos utilisateurs d'une autre manière.

Pour que l'ajout de masse fonctionne correctement, un fichier CSV formaté avec l'ordre des colonnes et les en-têtes suivants doit être utilisé : user_email ; passe d'utilisateur; Prénom; nom de famille. Les fichiers CSV dont le formatage des adresses e-mail, des noms de colonne, etc. est incorrect ne seront pas téléchargés. Vous pouvez télécharger un exemple de fichier en cliquant sur "Dowload a sample .csv file" dans la fenêtre. Si les cellules user_pass sont vides, un mot de passe aléatoire sera utilisé, mais l'en-tête de colonne doit toujours être inclus. Une colonne pour "nom d'utilisateur" peut éventuellement être incluse comme première colonne mais n'est pas obligatoire ; s'il existe mais qu'il est laissé vide, le nom d'utilisateur sera par défaut l'adresse e-mail.

Si vous cliquez sur Utilisateurs > Ajouter plusieurs, le formulaire Ajouter et inviter des utilisateurs en bloc s'affiche.

Les utilisateurs ajoutés à ce formulaire recevront un e-mail basé sur les paramètres de messagerie configurés. Les utilisateurs sont ajoutés à la liste des utilisateurs du groupe et ils occupent un siège dans votre groupe, et leur statut est défini sur Non démarré .

Pour télécharger une liste complète des clés d'inscription à utiliser pour le suivi manuel, les rapports et la distribution, cliquez simplement sur Utilisateurs > Télécharger les clés et vous commencerez à télécharger un fichier CSV. Cette liste est la liste actuelle des clés non attribuées pour ce groupe. Cette liste est mise à jour lorsque le nombre de sièges est initialement défini pour le groupe et lorsque des utilisateurs et des sièges supplémentaires sont ajoutés ou supprimés du groupe.

Le gestionnaire de groupe peut facilement envoyer un e-mail à tous les membres de son groupe en fonction de l'état de leur cours (non inscrit, non commencé, en cours et/ou terminé). Cliquez sur Users > Email Users pour afficher l'interface de messagerie du groupe.

Les e-mails envoyés via cette interface utilisent le nom du gestionnaire de groupe comme nom de l' expéditeur, l'adresse e-mail du gestionnaire de groupe comme e-mail de réponse et l'adresse e-mail de l'expéditeur dans Uncanny Groups > Paramètres comme e-mail de l'expéditeur. Cela permet de réduire la probabilité que les e-mails soient signalés comme spam. Les membres reçoivent l'e-mail via CC, de sorte que les membres du groupe ne verront pas les adresses e-mail des autres.

Notez que cette fonctionnalité n'est pas disponible par défaut. Sur votre page de gestion de groupe, vous devez ajouter l'attribut group_email_button="show" à votre shortcode [uo_groups] pour afficher le bouton aux gestionnaires de groupe.

La section inférieure de la page de gestion de groupe est votre liste de gestionnaires de groupe, et cette liste comporte également des boutons situés au-dessus pour ajouter, ou parfois supprimer, des gestionnaires de groupe. Semblable à la liste des utilisateurs inscrits, la liste des gestionnaires de groupe affiche les gestionnaires de groupe actuels par prénom, nom et e-mail

Ajouter plus de gestionnaires de groupe à votre groupe est encore plus facile que d'ajouter des utilisateurs. Cliquez sur le bouton Ajouter un chef de groupe . Remplissez le prénom, le nom et l'adresse e-mail de la personne que vous souhaitez ajouter. Si vous entrez l'adresse e-mail d'un utilisateur existant, le formulaire ne modifiera pas les champs Prénom et Nom de cet utilisateur, mais l'ajoutera en tant que chef de groupe et lui enverra un e-mail de bienvenue. Si l'utilisateur que vous avez ajouté en tant que gestionnaire de groupe est nouveau, il recevra un e-mail de bienvenue sur le site et dans le groupe, comme indiqué dans les paramètres de messagerie électronique configurés par votre administrateur.

Pour supprimer un gestionnaire de groupe, sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez supprimer de la liste des gestionnaires de groupe , et un bouton Supprimer les gestionnaires de groupe apparaîtra. Cliquez sur le bouton Supprimer les gestionnaires de groupe. Vous serez invité(e) à confirmer votre action.

Les gestionnaires de groupe ne peuvent pas se retirer de la liste des gestionnaires de groupe. Cela doit être fait par un autre gestionnaire de groupe.

Afin de suivre et de gérer vos groupes, en tant que gestionnaire de groupe, il est important de prendre en compte les différentes manières dont le statut d'un utilisateur, les places au sein du groupe et les clés d'inscription changent lorsque des utilisateurs et des gestionnaires de groupe sont ajoutés et supprimés, et par rapport au progression des utilisateurs à travers des cours collectifs.

Lorsque des groupes sont créés à l'aide du plug-in, il génère une clé d'inscription pour chaque place définie pour un groupe. De plus, chaque clé d'inscription qui est attribuée ou nouvellement générée en ajoutant des places est une clé unique à usage unique. Chaque fois qu'un nouvel utilisateur ou un nouveau gestionnaire de groupe est ajouté à un groupe en lui envoyant une clé d'inscription, il est censé déclencher son inscription en activant la clé. Une fois qu'ils l'ont fait, leur statut passe de "non inscrit" à "non commencé" . Une fois qu'ils commencent un cours, leur statut passe à "En cours" .

Dans tous les cas, lorsque des utilisateurs ou des gestionnaires de groupe sont ajoutés à des groupes, avec ou sans l'utilisation d'une clé d'inscription sur le front-end , une place et une clé sont automatiquement pris pour chaque utilisateur et cete place reste occupée quel que soit son statut d'inscription et d'achèvement du cours.

Par exemple, si votre administrateur crée un groupe de 15 sièges et vous désigne comme gestionnaire de groupe, un code d'inscription vous est attribué en arrière-plan et vous occupez 1 place dans ce groupe. Lorsque vous vous connectez et regardez votre groupe via la page de gestion de groupe, vous verrez que les sièges restants dans votre groupe sont maintenant de 14. En tant qu'utilisateur existant, vous serez déjà inscrit et aurez obtenu un siège dans le groupe et votre statut sera défini sur Non démarré .

Veuillez examiner attentivement le tableau suivant qui décrit le statut de l'utilisateur et le statut des clés d'inscription.

Selon la méthode utilisée pour créer le groupe, les gestionnaires de groupe peuvent voir les boutons "Ajouter des places" et "Ajouter des cours" sur la page Gestion des groupes.

Le bouton Ajouter des cours n'est disponible que si le groupe a été créé via un achat sans abonnement. Cliquer sur Ajouter des cours ramène le chef de groupe au formulaire Acheter des cours pour sélectionner et acheter les cours à ajouter au groupe. Les gestionnaires de groupe ne pourront pas supprimer ou resélectionner les cours qui sont déjà dans la licence de groupe.

Le bouton Ajouter des sièges n'est disponible que si le groupe a été créé par l'achat d'une licence de groupe ou d'un abonnement et que le produit et la commande associés au groupe n'ont pas été supprimés. Il n'est pas disponible pour les groupes créés manuellement. Cliquer sur Ajouter des places ramènera le gestionnaire de groupe à la page du panier pour augmenter le nombre de places dans le groupe. Lorsque la commande est terminée, les places supplémentaires sont ajoutées au groupe.

Veuillez noter que les places ne peuvent pas être retirées d'un groupe par un gestionnaire de groupe et que les places individuelless ne peuvent pas être remboursées.