Gérer les intervenants externes
Btissam
Dernière mise à jour il y a 2 ans
Lorsqu’une session de formation est encadrée par un organisme externe, vous avez la possibilité d’identifier précisément un intervenant.
L’intervenant défini dans la session de formation sera identifié dans certains documents.
Pour en savoir plus sur les organismes externes sur Argalis : organisme externe
PLAN
1. Accéder à la liste des intervenants des organismes externes
2. Créer un intervenant d’un organismes externes
a. Depuis la fiche de l’organisme externe
b. Depuis le menu Intervenants des organismes externes
3. Impacts
a. Sur la session
b. Sur les documents
Accéder à la liste des intervenants des organismes externes
Vous pouvez retrouver la liste de l’ensemble des intervenants rattachées aux organismes sous-traitants depuis le menu principal Intervenants, sous-menu Intervenants externes :
Vous pouvez identifier l'organisme externe d’appartenance dans la colonne “OST de rattachement”.
Cliquer sur le bouton
pour accéder au détail de la fiche intervenant.
Vous pouvez également retrouver les intervenants rattachés à un organisme externe depuis la fiche du sous-traitant du menu organismes externes, dans l’onglet Intervenant(s) :
Créer un intervenant d’un organisme externe
Vous avez la possibilité de créer un intervenant soit depuis la fiche d’un organisme externe, soit depuis le menu intervenants externes.
a. Depuis la fiche de l’organisme externe
Ouvrir une fiche organisme externe depuis la liste du menu principal Intervenants, sous-menu organismes externes.
Dans l’onglet Apprenants, cliquer sur le bouton
pour créer un nouvel intervenant rattaché à l’organisme externe.
Une nouvelle fenêtre s’ouvre.
Renseigner la fiche intervenant avec les informations suivantes :
- Civilité : Madame ou Monsieur
- Statut : Actif ou inactif. Le statut est “actif” par défaut
- Nom (obligatoire)
- Prénom (obligatoire)
- Date de naissance
- Lieu de naissance
- Email (obligatoire)
- Téléphone portable
- Téléphone fixe
- Matricule
Cliquer sur le bouton
pour sauvegarder la fiche intervenant.
Puis cliquer sur le bouton
pour enregistrer les modifications apportées à la fiche de l’organisme externe.
Depuis le menu Intervenants des organismes externes
Accéder à la liste des intervenants depuis le menu principal Intervenants, sous-menu Intervenants externes.
Survoler le bouton de la FAB
pour afficher les boutons d’actions.
Cliquer sur le bouton de création
pour créer un nouvel intervenant.
Vous êtes redirigé vers la page de création d’un nouvel intervenant.
La fiche intervenant externe contient les onglets suivants :
- Informations
- Coordonnées
- Produits encadrés
- Exigences
- Document
Les onglets Informations et Coordonnées sont constitués comme ceux de la fiche intervenant Permanent/Vacataire.
Pour en savoir plus sur la fiche intervenant Permanent/Vacataire : Création de la CVthèque d’intervenants
Le menu déroulant “Sélectionner un organisme externe” permet de définir l’organisme externe auquel l’intervenant est rattaché, parmi la liste des organismes externes existants.
L’onglet Produits Encadrés de la fiche intervenant des organismes externes reprend les produits de formation sélectionnés dans la fiche de l’organisme externe :
Vous avez la possibilité de désélectionner une ou plusieurs lignes de produits encadrés dans la fiche intervenant externe.
L’onglet Exigences de la fiche intervenant externe reprend les exigences de l’organisme externe ainsi que leur statut de validation
Vous avez la possibilité de modifier le statut et dates de validation d’une exigence dans la fiche intervenant externe.
Contrairement à la fiche intervenant Permanent/Vacataire ou à la fiche organisme externe, la fiche intervenant externe n’inclut pas la notion de tarif.
Les tarifs sont gérés uniquement dans la fiche organisme externe rattachée.
Le tarif de l’organisme externe pour un produit de formation est appliqué dans la session de formation, peu importe l’intervenant externe sélectionné.
Chaque modification ou ajout sur la fiche de l’organisme externe est repris dans la fiche intervenant externe.
Impact sur la session
Lorsqu’un organisme externe encadre une session de formation, vous avez la possibilité d’identifier un intervenant qui lui est rattaché.
Planifier tout d’abord la session de formation en sélectionnant l’organisme externe. L’organisme externe s’affiche dans l’onglet Intervenant(s).
Il suffit de sélectionner l'intervenant souhaité dans le menu déroulant de la colonne “Intervenant”.
Cliquez sur le bouton pour sauvegarder les modifications apportées à la session.
NB : le menu déroulant n'est proposé qu'à la condition que des intervenants soient rattachés à l'organisme externe planifié. Si vous ne connaissez pas l'identité de l'intervenant missionné par votre sous-traitant, vous pouvez laisser la raison sociale de l'organisme externe.
Impact sur les documents
Le nom de l’intervenant externe défini sur la session s’affiche dans les documents suivants :
- Feuille d'émargement de la session
- Feuille d'émargement de l'apprenant
- Attestation de présence
- Rapport de fin de formation
- Facture