Gestion des alertes et notifications
Btissam
Dernière mise à jour il y a 3 ans
De nombreuses actions importantes dans votre flux de travail peuvent être paramétrées afin de déclencher, le cas échéant, une alerte puis une notification par e-mail. Ces notifications pourront également être visibles sur votre tableau de bord dans la partie dénommée « ACTIONS CRITIQUES ».
Définitions
Alerte : capacité de la solution Argalis à détecter un écart entre la situation actuelle et une situation attendue.
Notification : méthode ou moyen permettant de prévenir un ou plusieurs utilisateurs d’une alerte.
Responsable : utilisateur qui sera notifié de l’alerte. Selon le cas, ce sera le responsable commercial ou le responsable administratif.
N+1 : utilisateur devant recevoir en second rang la notification d’une alerte.
N+2 : utilisateur devant recevoir en troisième et ultime rang la notification d’une alerte.
Réglages des alertes et notifications
Activation
Afin de choisir les alertes que vous souhaitez activer, rendez-vous dans la partie Administration / Réglages par défaut / Notifications. Activez une alerte en basculant le switch correspondant vers la droite afin que ce dernier devienne vert.
En cliquant sur le point d’interrogation gris, vous pourrez en apprendre davantage sur les conditions nécessaires au déclenchement de l’alerte considéré.
Réglages
Pour chaque alerte, 3 seuils d’activation différents peuvent coexister. Chaque seuil pouvant être inactivé au besoin. Ces seuils peuvent être vus comme des filets de sécurité ou des rappels.
Le responsable recevant l’alerte est décrit, pour chaque alerte, au paragraphe suivant. Le choix du N+1 et du N+2 est propre à chaque utilisateur et peut être paramétré directement dans la fiche de ce dernier.
Il est possible d'activer une notification par mail. Dans ce cas, le destinataire de la notification recevra un mail pour chaque alerte déclenchée.
Il est possible d'activer une notification sur le tableau de bord. Dans ce cas, la notification s'affichera dans le cadre "Action critique" du tableau de bord de l'utilisateur.
Liste des alertes et conditions d’activation
| INTITULÉ | DESTINATAIRE | CONDITIONS |
|---|---|---|
| Une session prévisionnelle n'a pas été confirmée | Responsable administratif de la session | La session a le statut «PRÉVISIONNEL» |
| Un client n’a pas confirmé les dates qui lui ont été proposées | Responsable administratif de la session | La session a le statut : « PREVISIONNEL » ou « CONFIRME ». Un client de la session réunit les conditions suivantes :Date d’échéance inférieure à aujourd’hui, Date de retour d’échéance non spécifiée, Validation non manuelle |
| Une session n'est pas planifiée ou n’a pas d'intervenant attribué | Responsable administratif de la session | La session n’a aucune tranche planifiée Ou Une des tranches planifiées pour la session n’a pas d’intervenant associé |
| Un intervenant n’a pas confirmé les dates qui lui ont été proposées | Responsable administratif de la session | La session a le statut « PREVISIONNEL » ou « CONFIRME ». Un intervenant de la session réunit les conditions suivantes :Date d’échéance inférieure à aujourd’hui, Date de retour d’échéance non spécifiée, Validation non manuelle |
| Les mises à jour post-session n'ont pas été effectuées | Responsable administratif de la session | La session a le statut « TERMINE ». Un apprenant de la session n’a pas été entièrement évalué (c.-à-d. au moins une de ses compétences n’a pas été notée) |
| Les documents post-session n'ont pas été envoyés au client | Responsable administratif de la session | Une attestation de formation n’a pas été envoyée ou imprimé |
| Le ou les financeur(s) de la session n'ont pas été facturés | Responsable administratif de la session | La session a le statut « TERMINE ». Pour chaque client de la session, il subsiste au moins une facture en brouillon liée à l’un de ses financeurs qui n’a pas été affectée à une facture définitive |
| Une session n'a pas été réglée par le(s) financeur(s) | Responsable administratif de la session | La session a le statut « TERMINE ». Une facture liée à la session n’a pas le statut « PAYE » |
| La qualification des apprenants de la session arrive à échéance | Responsable commercial de la session | La modalité produit liée à la session requiert le renouvellement de connaissances. La date de la dernière tranche planifiée pour la session additionnée de la durée indiquée au sein du produit est inférieure à aujourd’hui |
| Un client a répondu à votre demande de confirmation de dates | Responsable administratif de la session | Cette notification sera envoyée lorsqu’un client répond à votre demande de confirmation de dates |
| Un client n'a pas répondu à votre demande de confirmation de dates à l'échéance fixée | Responsable administratif de la session | Cette notification sera envoyée lorsque la date d'échéance que vous fixez à un client pour confirmer des dates est atteinte et que celui ci n'a pas répondu |
| Un intervenant a répondu à votre proposition d’animation | Responsable administratif de la session | Cette notification sera envoyée lorsqu'un intervenant répond à une proposition de dates |
| Un intervenant n'a pas répondu à votre proposition d’animation à l'échéance fixée | Responsable administratif de la session | Cette notification sera envoyée lorsque la date d'échéance que vous fixez à un intervenant pour répondre à une proposition de dates est atteinte et que celui ci n'a pas répondu |
| Une exigence n'est pas validée | Responsable administratif de la session | Cette notification sera envoyée X jours avant le début d'une session si un intervenant ne répond pas à toutes les exigences nécessaires |
Notifications spécifiques
Certaines alertes, en raison de leur nature particulière, ne se paramètrent pas dans l’espace d’administration générale, mais directement dans la zone concernée.
Suivi d'activité des propositions commerciales
C’est notamment le cas des rappels d’actions commerciales. Pour celles-ci, c’est le responsable commercial de la proposition commerciale qui recevra la notification.
Seules les actions ayant une date et un horaire supérieur à maintenant sont susceptibles d’être paramétrées pour un rappel. Vous pouvez suivre les actions ayant un rappel dans la colonne « NOTIFICATION » de la sous-partie « SUIVI » d’une proposition commerciale.
Afin de paramétrer finement le rappel de l’action commerciale, double-cliquez sur le suivi concerné dans la colonne « NOTIFICATION » afin d’accéder au pop-up de réglages.
Vous pourrez alors choisir d’activer ou non la notification pour cet événement, le nombre de jour ou d’heures à l’avance ou encore si vous souhaitez être notifié sur votre tableau de bord, par mail ou les deux.
Alertes sur Stocks
Il est possible de paramétrer des alertes sur les ressources gérées par Stock lorsque le stock actuel ou prévisionnel descend en dessous d'un certain seuil.
Voir l'article dédié sur la Gestion par stock des ressources.