Extranet Client

Ouvrir l'accès à l'extranet client

Pour activer l’accès à l’extranet à l’un de vos clients, il suffit de se rendre sur sa fiche client (accessible depuis le Menu principal Clients).

Dans l’onglet Contact > Fiche contact > Extranet Client :

Activer l’interrupteur “Accès extranet” :

Sauvegarder les modifications apportées à la fiche client à l’aide du bouton

Envoyer les identifiants temporaires de connexion

Pour envoyer au client ses identifiants temporaires nécessaires à la première connexion sur l’extranet, cliquer sur le bouton “Générer le mot de passe” :

 Un message temporaire s’affiche en haut à droite de l'écran pour confirmer l’envoi du mail :

Le mail est envoyé à l’adresse email indiquée sur la fiche du client (onglet Contacts > Fiche contact > Onglet Contact).

Cette adresse email est utilisée comme identifiant pour l’extranet.

Se connecter à l’extranet (à destination du client)

• L’URL de l’extranet client

L’URL de votre extranet est composé du nom de votre base Argalis suivi de “.extranet.argalis.fr”.

Par exemple si l’URL de votre base argalis est : exemple.argalis.fr, l’URL de l’extranet est exemple.extranet.argalis.fr

• La première connexion sur l’extranet

Le client reçoit un mail à l’adresse indiquée sur sa fiche contact client :

Le mail contient :

• L’identifiant d’accès à l’extranet (l’adresse email du contact du client)
• Un mot de passe provisoire

Pour se connecter, le client doit se rendre sur l’URL de l’extranet propre à votre base Argalis. Par exemple si l’URL de votre base argalis est : exemple.argalis.fr, l’URL de l’extranet est exemple.extranet.argalis.fr

Le bouton

présent dans le mail renvoie sur cette url.

La page de connexion à l’extranet se présente ainsi :

Il suffit de saisir l’adresse email et le mot de passe provisoire reçu par mail :

Cliquer ensuite sur “CONNEXION”.

Une fenêtre dédiée à la modification du mot de passe s’affiche

Le client peut ainsi définir son mot de passe personnalisé.

Compléter les champs “Nouveau mot de passe et “Confirmer le mot de passe”.

Au fur et à mesure de la saisie du mot de passe, les conditions validées sont identifiées par le symbole

Cliquez ensuite sur le bouton “VALIDER”.

Le tableau de bord de l’extranet s’affiche :

• Réinitialiser le mot de passe

Le client utilisateur de l’extranet a la possibilité de réinitialiser son mot de passe à tout moment depuis la page de connexion, en cliquant sur le bouton “Mot de passe oublié”. Une nouvelle fenêtre s’affiche :

Il suffit de renseigner l’adresse email (la même adresse utilisée pour la première connexion à l’extranet). Cliquez ensuite sur le bouton “VALIDER”.

Un message indique que l’email de réinitialisation du mot de passe a bien été envoyé.

Le client le reçoit sur sa boîte mail sous quelques minutes.

L’email de réinitialisation contient un mot de passe provisoire.

Il suffit ensuite de suivre les étapes du point  “La première connexion sur l’extranet”.

Personnalisation graphique de l'extranet client

Les paramétrages graphiques définis pour votre entité sur Argalis déterminent ceux de l’extranet client.

Si vous gérez plusieurs entités sur Argalis, les paramétrages graphiques de l’entité mère sont pris en compte.

• Définition des éléments graphiques sur Argalis

Les éléments graphiques sont paramétrés dans le menu :

ADMINISTRATION > ORGANISME DE FORMATION > ÉLÉMENTS GRAPHIQUES

Les éléments graphiques permettent de définir :

- Votre logo

- La couleur prédominante dans votre charte graphique (cette couleur est notamment reprise dans les documents)

• Impact sur l’extranet client

L’extranet client reprend :

- le logo, en haut à gauche de l’écran

- la couleur prédominante de votre charte graphique dan le corps de l’extranet

Le tableau de bord de l’extranet client

• Mon tableau de bord

• Mes sessions

Pour accéder à la table des sessions, vous pouvez soit cliquer sur le bouton de l’encart du tableau de bord, soit dans le menu latéral.

La liste des sessions regroupe seulement les sessions dont le client extranet est bénéficiaire ou structure de rattachement du client bénéficiaire

Vous avez la possibilité de filtrer pour faciliter votre recherche.

• Paramétrer la liste des sessions

La table des sessions de l’Extranet client est paramétrable comme sur Argalis.

• Tri croissant (sur la colonne sélectionnée)
• Tri décroissant (sur la colonne sélectionnée)
• Filtres (sur la colonne sélectionnée)

• Afficher le détail d'une session

Vous avez la possibilité d'afficher le détail d'une session en cliquant sur le bouton depuis la liste des sessions

Les onglets suivants sont disponibles :

• Informations : Référence de la session, nom de la formation, modalité, durée, Lieu principal, l'organisation (intra ou inter), nom du responsable administratif, le nom du client commanditaire, le nombre d’apprenants.

• Planning : La planification de la session, dates, horaires, adresses.

• Apprenants : La liste des participants à la session avec leur statut d’inscription, la civilité, nom, prénom, date de naissance, matricule, nom du client (employeur).

• Documents : Le client pourra consulter tous les documents générés dans la session depuis Argalis, en fonction des destinataires, dans les onglets Apprenants, session, Produit, Client.

Un document non généré sur Argalis ne sera pas affiché sur l’Extranet. Pour télécharger un document, cliquer sur le bouton

• Statistiques : Depuis son extranet le client peut consulter les statistiques de satisfaction des apprenants ainsi que le taux d’inscription

Répondre à la demande de validation de date par le client

Le client peut répondre à la demande de validation de date depuis le mail qu’il lui a été adressé par l’organisme de formation

Dans la proposition récapitulative de la session, le client clique sur “je décline” ou “j’accepte” selon sa disponibilité :

Impact sur la session Argalis

Si la proposition est acceptée par le client :

Sur Argalis, dans l’onglet “Client” de la session, la colonne “Etat de confirmation” indique “Date(s) acceptée(s) suivie de la date de retour du client.

Si la proposition est déclinée par le client :

Sur Argalis, dans l’onglet “Client” de la session, la colonne “Etat de confirmation” indique “Date(s) déclinée(s) suivi de la date du retour du client

Dans le cas d’un refus , vous pouvez planifier une nouvelle date et lui envoyer une nouvelle demande de validation de date.

Paramétrage des statuts des sessions Extranet client:

Vous pouvez choisir les statuts des sessions qui seront affichées sur l’extranet du client depuis le menu ( Administration > Réglages par défaut > Extranet client) :

Choisissez dans la liste déroulante le(s) statut(s) :

Puis enregistrer les modifications à l’aide du bouton de sauvegarde :

Pour en savoir plus sur les statuts des sessions Automatisation des statuts

Mes factures

Les clients ont accès à leurs factures :

• Statut :, Facturé, Payé,
• Numéro de facture
• Structure de rattachement
• Date de facturation
• Echéance
• Solde restant dû

La table des factures de l’Extranet client est paramétrable comme sur Argalis:

• Tri croissant (sur la colonne sélectionnée)
• Tri décroissant (sur la colonne sélectionnée)
• Filtres (sur la colonne sélectionnée)

Pour en savoir plus sur les factures Factures Argalis

Les colonnes de la liste des propositions commerciales:

• Statut : En cours, Validé
• Référence
• Structure de rattachement
• Date de réception
• Fin de validité
• Prix

La table des propositions commerciales de l’Extranet client est paramétrable comme sur Argalis:

• Tri croissant (sur la colonne sélectionnée)
• Tri décroissant (sur la colonne sélectionnée)
• Filtres (sur la colonne sélectionnée)

Pour en savoir plus Propositions commerciales